Vue d'ensemble

Nature : CDI, temps complet.
Lieu : Paris 8e / jusqu’à deux jours de télétravail par semaine.
Domaines : gestion de projets, événementiel, suivi des plannings, accueil et logistique.
Prise de poste : dès que possible.

Au sein de la direction du Développement et de la Communication de l’Institut Montaigne, le/la chargé(e) de production événementielle rejoint une équipe jeune et dynamique afin de gérer l’organisation opérationnelle des événements que l’Institut Montaigne organise pour ses audiences cibles (adhérents, experts, journalistes, grand public…).

Lors de ces rencontres, l’Institut Montaigne invite des personnalités politiques, économiques et universitaires de premier plan (ministres, chefs d’entreprises, chercheurs, etc.) et anime sa communauté à travers différents formats : petits déjeuners, déjeuners en comités restreints, ateliers de travail, événements ouverts ou webinars.

 

Missions principales
Assistanat et production événementielle

En amont :

  • envoi des invitations, relance téléphonique, suivi des inscriptions ;
  • recherche de lieux et réservation des salles ;
  • gestion de l’événement dans le CRM (Salesforce), création de badges/chevalets, mise à jour des documents de suivi (calendrier des événements, suivi des invitations des intervenants) ;
  • tests de connexion pour les Webinars des événements.

Le jour J :

  • préparation sur site : veiller à la bonne installation de la salle (pupitre, kakémono, livrets d’accueil, etc.) ;
  • gestion des prestataires : audiovisuel, restauration, sécurité ;
  • accueil des participants pour les événements en présentiel et émargement ;
  • appui technique pour les Webinars : aide à la connexion (intervenants et participants) ;

En aval :

  • réalisation de bilans : debriefing, reporting statistiques
  • remerciements.

 

Coordination logistique et technique

  • préparation et mise en place les salles de réunions et de réception (pour les événements internes) ;
  • suivi des stocks, commandes de fournitures et de restauration ;
  • appui technique pour les outils informatiques ;
  • suivi de la bonne tenue des locaux.

 

Profil

  • Bac+2 / Bac+3 en communication, événementiel, gestion administrative et commerciale ;
  • Une première expérience professionnelle réussie dans le domaine de l’accueil ou de la communication événementielle serait un plus (en agence ou chez l’annonceur) ;
  • Qualité relationnelles, efficacité et proactivité ;
  • Sens de l’hospitalité et orienté solution ;
  • Rigueur et organisation ;
  • Orthographe irréprochable.

 

Contrat et rémunération

Contrat à durée indéterminée (CDI). Rémunération selon profil.

Modalités pour postuler

Merci de bien vouloir envoyer votre CV ainsi qu’une lettre de motivation à [email protected] avec pour objet de mail « Chargé(e) de production événementielle ».

 

À propos de Institut Montaigne

Think tank de référence en France et en Europe depuis 2000, l'Institut Montaigne est un espace de réflexion indépendant au service de l'intérêt général. Ses travaux prennent en compte les grands déterminants économiques, sociétaux, technologiques, environnementaux et géopolitiques afin de proposer des études et des débats sur les politiques publiques. Il se situe à la confluence de la réflexion et de l'action, des idées et de la décision.