Vue d'ensemble

Profil recherché :

  • Formation : Diplôme universitaire ou équivalent dans un domaine connexe (Communication, administration, gestion.) ;
  • Expérience : Minimum 1 an d’expérience dans un poste similaire, de préférence au sein d’une agence de communication, dans le secteur du digital ou du marketing ;
  • Compétences techniques : Maîtrise des outils informatiques, familiarité avec les processus de recrutement et de gestion des CV ;
  • Capacités organisationnelles : gestion du temps, capacité à prioriser les tâches, sens de l’organisation.

Missions

Gestion de l’office :

  • Assurer le bon fonctionnement quotidien du bureau, y compris la gestion des fournitures, la coordination des services généraux et la gestion des espaces de travail ;
  • Classer les documents des documents administratifs du personnel ;
  • Suivi Courrier ;
  • Superviser la maintenance et la sécurité des locaux ;
  • Gérer les relations avec les prestataires externes (fournisseurs, prestataires de services, etc.) ;
  • Organiser et coordonner les événements internes (réunions, points de curation, pique-nique, formations… etc.) ;

Assistante de direction :

  • Gestion de l’agenda : Organiser les rendez-vous, les réunions et les événements pour la direction ;
  • Communication : Traiter les e-mails et les courriers ;
  • Préparation de documents : Rédaction et mise en forme de documents divers ;
  • Coordination des déplacements : Planification et réservation des déplacements ;
  • Accueil des visiteurs : Recevoir et orienter les visiteurs, clients et partenaires commerciaux ;
  • Gestion des relations : Assurer la liaison entre la direction, les employés et les autres parties prenantes internes et externes.

Recrutement :

  • Rédaction de fiches de poste détaillée ;
  • Diffusion des annonces sur différentes plateformes de recrutement telles que LinkedIn, Indeed, Join, ainsi que sur les réseaux sociaux professionnels pertinents pour maximiser la visibilité des offres d’emploi ;
  • Organisation et coordination des entretiens avec les candidats présélectionnés ;
  • Suivi rigoureux du processus de recrutement, depuis la publication de l’annonce jusqu’à l’intégration du candidat retenu.

Rédaction :

  • Rédaction de briefs pour orienter les équipes créatives dans la création de contenu interne, en assurant une compréhension claire des objectifs et des attentes ;
  • Préparation de comptes rendus détaillés, des réunions, des projets et des événements, afin de documenter les discussions et les prises de décisions ;
  • Réalisation de résumés concis et pertinents pour présenter efficacement les informations importantes en interne.

Poste évolutif vers celui de traffic que vous retrouverez ci-dessous :

Traffic :

  • Suivre la charge du travail ;
  • Assurer la planification et la coordination des projets en cours, en collaboration avec les équipes créatives et les commerciaux via la plateforme Inedee ;
  • Suivre et mettre à jour le planning des projets, en veillant au respect des délais et à la qualité des livrables ;
  • Contrôler le travail et les missions des créatifs ;
  • Être informé en temps réel des projets en cours et à venir pour anticiper l’organisation et les plannings ;
  • Communiquer régulièrement avec les différentes parties prenantes pour s’assurer de la fluidité des échanges et de la bonne progression des projets ;
  • Identifier et résoudre les éventuels problèmes ou retards dans la réalisation des projets.

Compétences Requises :

  • Excellentes compétences en communication écrite et orale ;
  • Capacité à travailler sous pression et à gérer plusieurs projets simultanément ;
  • Forte capacité d’analyse et de résolution de problèmes ;
  • Maîtrise des outils de gestion de projet (comme Asana, Trello, etc.) ;
  • Connaissance des principes de base de la gestion administrative et financière.

Savoir-être :

  • Connaissance du secteur de la communication, de la publicité et du digital ;
  • Esprit d’équipe : Capacité à travailler efficacement avec différentes équipes et à favoriser la collaboration ;
  • Polyvalence Adaptabilité : Capacité à s’adapter rapidement à de nouveaux défis et à des situations changeantes ;
  • Autonomie : capacité à travailler et prendre des solutions ;
  • Proactivité : Initiative dans la résolution des problèmes ;
  • Sens du service : Orientation client et souci constant de la satisfaction des parties prenantes internes et externes ;
  • Fiabilité : Capacité à respecter les engagements et à assurer un suivi de la charge de travail ;
  • Bienveillance : Communiquer avec bienveillance et empathie dans toutes les interactions professionnelles, en favorisant un environnement de travail positif et inclusif ;
  • Fermeté : se faire entendre, faire appliquer les consignes, et faire preuve de rigueur et de fermeté.

Rémunération : Selon profil

Lieu : Godot de Mauroy, 75009 Paris,
Pour postuler : Merci d’envoyer votre CV ainsi qu’une lettre de motivation Précisant en objet :« Candidature Office Manager et  Traffic » à : [email protected]

 

À propos de Gloryparis

Nous sommes une agence de communication spécialisée dans la révélation des super-pouvoirs des marques. Nous transformons leur potentiel en une puissance irrésistible, captivant les consommateurs et les incitant à agir. Notre approche créative et stratégique donne vie aux super pouvoirs des marques, les propulsant vers le succès et la domination de leur marché.

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